Dans beaucoup d’ateliers, les commandes arrivent par mail ou Excel, puis sont ressaisies dans des fichiers de production, avec erreurs et pertes de temps. Cet article montre comment unifier le flux ventes, production et stocks dans Odoo, quelles décisions prendre sur le niveau de détail, et dans quels cas la version Enterprise devient utile pour la planification avancée.

Commandes atelier sans ressaisies

Dans beaucoup de PME industrielles, le flux est toujours le même : 
-> Chaque commercial prépare son devis dans un outil séparé, 
-> le client confirme par mail,
-> le responsable d’atelier recopie la commande dans Excel avant que les opérateurs notent la production réelle sur papier ou sur un tableau blanc.

Au final, la même information est saisie trois fois, avec des erreurs potentielles, des retards et des écarts entre ce qui est commandé, fabriqué et livré.

L’objectif ici n’est pas de « faire de la magie », mais de structurer un flux simple : de la commande client à l’ordre de fabrication, puis à la livraison, sans ressaisie manuelle. 
Pour un dirigeant industriel, l’enjeu est double : 
- Fiabiliser la saisie des ordres envoyés à l'atelier 
- Réduire les délais entre la validation du devis et le lancement en production.

Exemple terrain très courant

Prenons le cas typique d’une PME de production :

• Les commerciaux font leurs devis dans Odoo (module Ventes) ou parfois encore dans un tableur.
• Le client valide par mail signé ou par Signature si elle est installée.
• Le responsable d’atelier tient un planning de production dans Excel, à partir des fichiers reçus.
• Les opérateurs travaillent avec des ordres papier, parfois mis à jour à la main.
• Le magasinier gère les stocks dans Odoo, mais sans lien direct avec le planning Excel.

Résultat : on ressaisit les commandes, on perd du temps à vérifier les quantités, et les indicateurs clés sont flous :

• taux de commandes ressaisies (combien de fois la même info est retapée),
• délai entre validation du devis et lancement atelier,
• écarts entre quantités commandées, produites et livrées.

Avec Odoo, l’idée est de décrire clairement le flux cible et d’imposer une seule saisie fiable dès la commande client.

Structurer le flux de A à Z dans Odoo

1. Ventes : une seule porte d’entrée pour les commandes

La première décision consiste à imposer que toutes les commandes clients passent par le module Ventes. Concrètement :

• Le commercial crée un devis depuis Odoo, en sélectionnant les articles et les quantités.
• Le devis est envoyé par mail directement depuis Odoo, ou signé avec Signature.
• À validation, le devis devient une commande client sans ressaisie.

À ce stade, les lignes de commande (articles et quantités) sont la base de tout le flux. C’est ce document qui alimentera la production et les stocks. Il devient donc essentiel de bien structurer les articles.

2. Articles et nomenclatures : le socle minimum en industrie

Pour éviter les ressaisies en atelier, il faut que chaque produit fabriqué soit correctement décrit dans Odoo :

• Créer des articles de type « produit stockable » pour les produits finis et les composants.
• Activer l’option « Fabrication » sur les articles qui nécessitent un ordre de fabrication.
• Définir une nomenclature (BOM) pour chaque produit fabriqué, avec la liste des composants et, si besoin, les opérations.

Dans de nombreuses PME, un niveau de détail simple suffit :

• Une nomenclature avec uniquement les composants,
• Une ou deux opérations génériques (découpe, assemblage, contrôle) si on souhaite un suivi d’atelier minimal.

Ce travail permet à Odoo de générer automatiquement les ordres de fabrication à partir des commandes, sans que l’atelier ne doive ressaisir la liste des composants ou les quantités.

3. De la commande à l’ordre de fabrication sans ressaisie

Une fois les articles et nomenclatures en place, le flux devient mécanique :

• Le commercial confirme la commande client.
• Odoo crée automatiquement les ordres de fabrication nécessaires dans le module Production (MRP).
• Le responsable d’atelier visualise la liste des ordres de fabrication à lancer, avec les dates demandées.

Si la sous-traitance est utilisée, deux cas sont fréquents :

• Sous-traitance d’une opération : on modélise une opération externe dans la nomenclature et Odoo peut générer les bons de sous-traitance dans les Achats.
• Sous-traitance complète d’un produit : l’article fini est approvisionné via une commande fournisseur déclenchée par la demande du client.

Dans les deux cas, la commande client reste la seule saisie d’origine.

4. Stocks : réservations et disponibilités en temps réel

Le lien entre ventes, production et stocks est clé pour éviter le bricolage sous Excel. Dans Odoo :

• La commande client génère une demande de livraison dans le module Stocks.
• L’ordre de fabrication réserve les composants nécessaires si le stock est disponible.
• Au lancement, les composants sont consommés et les produits finis sont entrés en stock.

Le magasinier n’a plus besoin de ressaisir les mouvements : il valide les transferts générés par les ordres de fabrication et les commandes clients. En multi-entrepôts ou avec plusieurs zones (matières premières, en cours, produits finis), les mêmes écrans sont utilisés, simplement avec plus d’emplacements.

Le suivi par lots ou numéros de série peut être activé quand la traçabilité est nécessaire (agroalimentaire, cosmétique, dispositifs industriels à forte responsabilité). Là encore, les numéros sont saisis une seule fois, au moment de la réception ou de la production.

5. Retour d’information atelier : trouver le bon niveau de détail

Le retour d’info atelier est souvent le point de friction. Trois niveaux sont possibles :

1. Niveau minimal : l’opérateur indique uniquement la quantité produite par ordre de fabrication, en fin de série.
2. Niveau intermédiaire : l’opérateur enregistre la quantité produite et les rebuts, et peut pointer le début et la fin d’une opération.
3. Niveau détaillé : suivi du temps passé par opération et par opérateur, avec un écran dédié en atelier.

Pour un dirigeant, la décision clé est de définir :

• ce qu’on veut mesurer (délais, rebuts, charge atelier),
• qui saisit quoi (opérateurs, chef d’équipe, magasinier),
• et à quel moment (en temps réel, en fin de poste, en fin de semaine).

La version Odoo Community permet déjà un flux complet commande → fabrication → livraison avec un suivi simple. 
La version Enterprise ajoute des outils de planification avancée et d’ordonnancement utiles quand la charge de l’atelier est forte et les ressources critiques.

Pièges fréquents à éviter

• Trop de détails d’un coup : vouloir décrire toutes les opérations, tous les temps et tous les postes dès le début. 
  Mieux vaut démarrer par un flux simple et fiable.
  
  
• Articles mal définis : mélanger produits stockables, services et variantes sans règles claires. 
  Cela complique les commandes et les nomenclatures.
  
  
• Double planning : continuer à entretenir un planning Excel en parallèle d’Odoo. 
  Cela recrée de la ressaisie et des incohérences.
  
  
• Sous-traitance floue : ne pas distinguer ce qui est réellement fabriqué en interne de ce qui est acheté. 
  Les coûts et les délais deviennent impossibles à suivre.
  
  
• Aucun responsable de données : laisser chaque service modifier les articles et les nomenclatures sans pilote clairement identifié.

Checklist de mise en place

Pour passer des commandes par mail à un flux intégré dans Odoo, une démarche simple peut être suivie :

1. Cartographier le flux actuel : qui saisit quoi, dans quel outil, avec quels documents (devis, mails, fichiers, bons papier).
   
   
2. Décider de la porte d’entrée unique : toutes les commandes passent par le module Ventes, avec un devis Odoo systématique.
   
   
3. Nettoyer et structurer le catalogue d’articles : distinguer produits finis, composants, services, et définir les unités de mesure.
   
   
4. Créer les nomenclatures minimales : au moins pour les 20 principaux produits fabriqués, avec leurs composants.
   
   
5. Activer et tester le flux MRP : confirmation de commande, génération d’ordres de fabrication, réservations de stock et livraison.
   
   
6. Choisir le niveau de retour atelier : définir ce qui sera saisi par les opérateurs ou le chef d’équipe.
   
   
7. Former les équipes : commerciaux, responsable d’atelier, magasinier, opérateurs si besoin, chacun sur ses écrans clés.
   
   
8. Suivre quelques indicateurs : taux de commandes ressaisies, délais entre validation du devis et lancement atelier, écarts de quantités.

Astuce paramétrage : tirer parti d’Odoo sans complexité

• Astuce 1 : activer la règle de réassort (réapprovisionnement) sur les composants critiques pour éviter les ruptures au moment du lancement en atelier.
  
  
• Astuce 2 : utiliser les routes de fabrication simples (par exemple « fabriquer pour stock » ou « fabriquer sur commande ») pour aligner la production sur les commandes clients.
  
  
• Astuce 3 : configurer les types d’opérations dans le module Stocks (réception, transfert interne, livraison) pour séparer clairement matières premières, en cours et produits finis.
  
  
• Astuce 4 : pour les produits sous-traités, créer une nomenclature de sous-traitance et lier un fournisseur, afin que la commande client déclenche automatiquement le besoin d’achat.
  
  
• Astuce 5 : utiliser les règles de priorité et les dates d’échéance sur les ordres de fabrication pour donner de la visibilité simple au responsable d’atelier.
  
  
• Astuce 6 : déployer un écran dédié atelier (par exemple une vue liste filtrée sur les ordres de fabrication à lancer) pour que les opérateurs n’aient pas à chercher l’information.
  
  
• Astuce 7 : s’appuyer sur le module Documents pour centraliser les plans, fiches techniques et instructions de travail liés aux articles et aux ordres de fabrication.
  
  
• Astuce 8 : dans les industries à forte traçabilité, activer systématiquement les lots à la réception et à la fabrication, pour retrouver l’historique complet d’une livraison client.