Dans beaucoup de concession, l’historique est rangé par client, et non par véhicule. 
Résultat : perte de temps, erreurs de pièces, litiges de garantie. 
Cet article montre comment organiser Odoo pour suivre chaque véhicule par immatriculation ou numéro de série, du devis à la facture, avec un historique clair des opérations et des pièces montées.

Suivre chaque véhicule dans Odoo

Dans de nombreux garages auto, moto, bateau et concessions, l’organisation quotidienne ressemble un peu à un puzzle : planning atelier sur papier, devis dans un logiciel, factures dans un autre, et un historique rangé par client, mais rarement par véhicule. 
Cas vécu : Quand un véhicule revient deux ans plus tard, il faut fouiller dans des dossiers, rappeler le client, ou chercher des factures une par une.

Avec Odoo, il est possible de structurer un suivi clair par véhicule, sans développement lourd, en s’appuyant sur les modules natif Odoo :
- Ventes
- Facturation
- Stocks
- Assistance ou Production
L’objectif n’est pas un « ERP magique », mais plutôt un flux simple et robuste : une fiche véhicule systématique, reliée à tous les documents commerciaux et techniques.

Situation courante dans un garage et limites

Dans un garage ou une concession, on retrouve souvent le même schéma :

• Le réceptionnaire atelier note les demandes sur papier ou dans un tableur.
• Les devis sont préparés dans un logiciel de chiffrage dédié, sans forcément de lien direct avec le véhicule.
• Les factures sont saisies dans un autre logiciel, avec le nom du client, mais sans référence systématique à l’immatriculation ou au numéro de série.
• Les pièces sont commandées et/ou sorties du stock sans numéro de série ou lot, surtout pour les pièces critiques (turbo, injecteurs, boîtiers électroniques).

Au début, cela fonctionne. 
Puis les problèmes arrivent :

• On perd du temps à rechercher l’historique d’un véhicule pour un contrôle technique ou une revente.
• Des erreurs sont faites sur les pièces montées car les caractéristiques techniques précises du véhicule ne sont pas visibles sur l'OR.
• Litiges de garantie : impossible de prouver la date de montage d’une pièce, la référence exacte, ou le kilométrage.
• Devis oubliés : un véhicule est passé en atelier, un devis a été fait, mais il n’est pas relancé, car il n’est pas suivi de façon structurée.

La clé est de replacer le véhicule au centre du flux dans Odoo, et non seulement le client.

Comment suivre un véhicule dans Odoo ?

1. Création systématique de la fiche véhicule

Qui ? Réceptionnaire atelier ou assistante commerciale.

Quand ? Lors de la première venue du véhicule, avant toute création de devis.

Où dans Odoo ? Application Ventes ou Projets, selon l’organisation.

Organisation simple possible :

• Contact client dans l’application Contacts, avec ses coordonnées complètes.
• Fiche véhicule gérée comme un « sous-contact » du client, avec un type dédié « Véhicule ».

--> On vend le véhicule au client la première fois et on transfère ainsi le véhicule du stock local au stock dit "Customer location". 
--> Lorsque le client revient en entretien, on créer une RMA d'entretien avec le module assistance. cela induit une Récéption du véhicule dans Odoo. On fait donc revenir le véhicule dans le stock local.
--> Sur la RMA, on chiffre le montant des réparation en ajoutant les articles au devis de réparation
--> En fin de réparation, un nouveau transferts de stock renvoi le véhicule dan le stock client "Customer location"

La fiche véhicule contient au minimum :

• Immatriculation.
• Numéro de série (VIN) ou numéro de coque pour un bateau.
• Marque, modèle, motorisation.
• Date de première mise en circulation.
• Kilométrage ou heures moteur lors de la visite.

Cette fiche véhicule sera ensuite utilisée comme référence dans tous les documents commerciaux liés à ce véhicule.

2. Devis de réparation ou d’entretien

Qui ? Réceptionnaire ou chef d’atelier.

Quand ? À l’accueil ou juste après le diagnostic rapide.

Où dans Odoo ? Application Assistance.

Étapes concrètes :

• Créer un devis assistance avec le client comme client facturé.
• Renseigner le véhicule concerné dans un champ dédié (lié à la fiche véhicule).
• Ajouter les prestations d’atelier (main d’œuvre) comme produits de service, et les pièces comme produits stockés.

Le lien entre le devis, le client et le véhicule est ainsi verrouillé. Le devis accepté est transformé en commande, puis en facture, tout en restant rattaché au véhicule.

3. Sortie des pièces du stock et suivi des numéros de série

Qui ? Magasinier, mécaniciens.

Quand ? Lors du montage des pièces.

Où dans Odoo ? Application Stocks

Les pièces sont gérées comme des produits stockés, avec :

• Des emplacements par magasin ou atelier.
• Des mouvements de stock générés par les livraisons liées à la commande de vente ou de réparation.
• Des lots ou numéros de série pour les pièces à forte valeur ou à enjeu de sécurité (injecteurs, boîtiers, batteries, éléments électroniques).

Lors de la validation de la livraison, le magasinier ou le mécanicien sélectionne le lot ou le numéro de série de la pièce montée. Cette information sera ensuite visible dans l’historique du véhicule.

4. Facturation et historique complet par véhicule

Qui ? Comptabilité ou assistante administrative.

Quand ? Après réalisation de l’intervention.

Où dans Odoo ? Application Facturation.

La facture est générée depuis la commande de vente. Elle garde le lien avec :

• Le client.
• Le véhicule.
• Les pièces montées et les heures passées.

En ouvrant la fiche véhicule, la direction et l’atelier voient alors :

• L’historique des devis, commandes et factures.
• Les pièces montées, avec leurs numéros de série quand ils sont suivis.
• Le nombre de retours atelier pour ce véhicule, utile pour détecter un problème récurrent.

5. Communication externe

Dans Odoo, il vous est possible d'échanger avec votre client. 

Chaque module Odoo peut vous permettre d'échanger par email, avec votre fournisseur, ou votre client. 
Les échanges sont ainsi tracé, datés et partagés a tous les membre de l'équipe qui pourraient reprendre un dossier par exemple.

Il est aussi possible d'enregistrer des notes sur chaque dossier en cours pour ajouter du contexte, ou ajouter un commentaire après un appel réalisé. 

Indicateurs simples à suivre dans Odoo

Sans développer de tableaux complexes, quelques indicateurs sont accessibles :

• Chiffre d’affaires par véhicule : via les factures filtrées sur un véhicule donné.
• Marge par type de véhicule : en utilisant des catégories de produits et des rapports de marge par produit et service.
• Fréquence de retour atelier : en comptant le nombre d’interventions par véhicule sur une période donnée.
• Pièces remplacées sous garantie : via les numéros de série et les dates de facturation, pour décider d’un geste commercial ou d’une discussion avec le fournisseur.

Pièges fréquents à éviter

• Immatriculations saisies de façon différente : majuscules, tirets, espaces. Il faut imposer une forme unique pour garantir les recherches.
• Fiches véhicule incomplètes : si la fiche ne contient pas le numéro de série et le modèle précis, elle est moins utile pour les pièces.
• Pièces critiques non suivies par lot ou numéro de série : la traçabilité est alors perdue en cas de rappel fournisseur.
• Devis non reliés au véhicule : l’historique reste alors éclaté par client, comme avant.
• Rôles flous : si personne n’est clairement responsable de la création de la fiche véhicule, le système ne se stabilise pas.